מטרתו של ניהול זמן יעיל אינה לאפשר לנו להספיק כמה שיותר פעולות בזמן נתון. הספק כזה הוא בסך הכל אמצעי שנועד לאפשר לנו לזכות בזמן חיוני לעצמנו, זמן שבו נוכל לפרוח, ללמוד, לנוח ולהתפתח. אנו שואפים להיות יעילים בעבודה לא כדי להתקדם - הקידום יגיע גם אם נעשה כמות זהה של מלאכה אל תוך הלילה - אלא כדי שלא נפרוץ את מסגרת השעות המוגדרת ויוותר בידנו די זמן לחיים פרטיים. אנו שואפים להיות יעילים ב"עבודות השחורות" (מטלות משרדיות, עבודות בית וכד') מפני שרובנו לא אוהבים אותן, ואם נסיים אותן במהירות הן לא תפרענה לנו לחיות את חיינו. ניהול זמן הוא שילוב מורכב של טריקים קטנים המסייעים לנו לחסוך זמן. מערכת תיוק טובה, שגרת יום מוגדרת וחשיבה ריאלית הם כלים חשובים ומהותיים בניהול הזמן, וכל כלי אחר שמשרת אתכם הוא מצוין וכדאי להשתמש בו. עקרון 80-20 מספר לנו כי ב-80% מהעבודה אנו משקיעים רק 20% מהזמן. הלקח מכאן הוא ברור: לפעמים כדאי לשקול לוותר על ה-20% הקשים ולהתמקד בקלים. זה מגדיל את התפוקה ומסייע לנו לעבוד בשמחה וללא מתחים, כי מה שבא בקלות - יוצר הערכה ובאזז חיובי. כשעובדים בקושי זה ניכר עלינו ופוגע גם בהערכה שאנו מקבלים מצד הממונים עלינו (אגב, יש מטלות ביתיות שעונות בדיוק לקריטריון הזה, רק שבבית הממונה עלינו הוא אנו עצמנו, ולכן כדאי לשקול לגלגל את האחריות לאיש מקצוע. מי שלא יכול לסבול לנקות את התריסים יכול להזמין אחת לשבועיים-שלושה עוזרת בית, ובכך לחסוך לעצמו כאבי ראש, חלונות מלוכלכים ומטענים של רגשות אשם).
סביבת העבודה מבזבזת לנו זמן
לא כולנו זוכים במשרד פרטי, ולמען האמת - גם מי שזוכה במשרד פרטי לא תמיד יודע לתכנן בתבונה את מערכת האחסון והתיוק שלו. דבר דומה מתרחש בבית: אנו מעצבים בית יפהפה, אבל שוכחים לתכנן בו מקומות אחסון מוגדרים לכל פריט, וכך נוצר בלגן. והמחשב - הביתי והמשרדי - הוא מבוך בלתי נדלה של קבצים ותיקיות, זר כי יביט בו - ואבד. סביבה בלתי מאורגנת גורמת לנו לבזבז על חיפושים זמן יקר, שנגרע מהזמן המקודש והנחוץ עם עצמנו.
אפשר לחיות מצוין גם עם שולחן אחד ושתי מגירות, אם נדע לתייק (כן, כן), לסדר ולארגן. החישוב פשוט: השקעה של זמן בארגון ובסידור תחסוך לנו דקות יקרות מדי יום, המצטברות לשעות יקרות מדי שבוע, חודש או שנה. אם נדע בבית בדיוק היכן אנו מניחים את חשבונות הגז, לא תהיה לנו שום בעיה להניח גם את החשבון החדש בתיק הנכון: זו רק שניה של עבודה. אם נניח את כלי הבישול שלנו על מתלה מסודר מחוץ למגירה העמוסה, נמצא אותם בשניות ולא נצטרך לנבור בה (ונזכה גם בתגמול עיצובי נחמד). ואם תיקיות המחשב שלנו תהיינה מסודרות נוכל למצוא בשניות כל מסמך ולדעת בדיוק מה מצבנו, בלי להזדקק לתדפיסים מיותרים שרק יוצרים בלגן ומבזבזים לנו זמן. סביבה שמבזבזת זמן גורמת לנו לפתח הרגלים גרועים שמבזבזים זמן, וחבל.
הרגל גרוע הוא כל הרגל שפיתחנו כדי "להתמודד" עם חוסר הארגון שלנו, ובכלל זה גם חוסר ארגון מחשבתי. אנו מפתחים את ההרגלים הללו כמעט מבלי להרגיש, ומיותר לציין שלאחר מכן להיפטר מהם היא משימה (כמעט) בלתי אפשרית. כמה פעמים השלכתם מוצרי מזון שפג תוקפם? זה לא רק משום שהמקרר אינו מאורגן, אלא גם משום שהמחשבה אינה מאורגנת: אנו מתקבעים וקונים יותר מדי מזון, מבזבזים אגב כך יותר כסף ממה שהיינו אמורים - ובסוף כלל לא נהנים מהעודפים. אנו דוחים התמודדות עם בעיות קטנות (רצפה מלוכלכת, שיחת טלפון בלתי נעימה בעבודה, אוברדראפט קטן בבנק) - ועצם הדחיה רק מגביר את הבעיה. כשניאלץ להתמודד איתה הבעיה כבר תהיה גדולה ורצינית עשרות מונים והטיפול בה יהיה מורכב, "משברי" ממש. אנו מוצאים פטנטים שונים כדי לשמור על הבלגן במקום להתמודד איתו אחת ולתמיד והתוצאה היא בזבוז מתמשך של זמן. הזמן הזה הוא החיים שלנו.
דוגמה מס' 1: בבית מתייקים חשבונות רק אחת לחודש
הבעייתיות: כשמתייקים לעתים נדירות בלבד מצטברים דפים רבים, דפים אחרים אובדים ותהליך התיוק נמשך זמן רב, שכמובן גורם לנו לרצות לתייק לעתים עוד יותר נדירות.
הסיבה: תיוק הוא לא נעים מפני שאין לנו מערכת תיוק מסודרת. ריבוי קלסרים, קלסרים מבולגנים והיעדר מקום מאורגן לשמור את הקלסרים ה"סגורים".
פתרונות: קלסר חשבונות אחד בלבד לכל שנה. בכל שנה שולחות לנו החברות השונות לא יותר מעשרה דפי חשבון כל אחת. גם אם בשנה אנו מקבלים 100 דפי חשבונות, קלסר דק אחד מחולק באמצעות חוצצים יכול לשרת אותנו היטב. כשהשנה מסתיימת, מניחים את הקלסר במקום מוגדר מראש, רצוי בארון תיוק משרדי. המשקיענים יכולים גם לבחור בצבעים שמשתלבים בעיצוב הכללי של החדר. דפי בנק ותלושי משכורת של שני בני הזוג כדאי לתייק בקלסר אחד נפרד בשנה, גם הוא דק כרס. למען הסדר הטוב, כדאי לשמור על צבעוניות מבדלת בין קלסר החשבונות השנתי לקלסר הבנק-משכורות השנתי ובמקביל לבחור במשפחת צבעים שונה לכל שנה, למשל: קלסרי 2004 יהיו בגוני כחול (כחול כהה ותכלת), קלסרי 2005 יהיו בגוני ירוק וכד'. כך נוכל לשלוף בקלילות כל קלסר ולדעת במבט אחד, עוד לפני שקראנו בכלל את התגית, בדיוק מה יש בו ולאיזו שנה הוא מתייחס.
תעודות אחריות כדאי ומומלץ לתייק בקלסר עב כרס ומחולק בחוצצים ("מכשירי חשמל", "תכשיטים" וכד'). על אחת הדפנות מדביקים דף ובו כותבים בכל פעם איזו תעודת אחריות תייקנו, באיזה חוצץ ומתי פג תוקפה. מדי פעם מרעננים את הקלסר ושולפים את התעודות הלא רלוונטיות.
דוגמה מס' 2: הבלגן על שולחן העבודה חוגג!
הבעייתיות: אנו רוצים לשמור כל דבר שקשור לפרויקט הספציפי שבו אנו עוסקים עתה, אולם כשאנו מנסים לעשות זאת שולחן העבודה שלנו מתכסה בניירת, ואז אנו נאלצים להדפיס את אותו מסמך שלוש וארבע פעמים כדי שנוכל לעיין בו.
הסיבה: סביבה מבולגנת נובעת מהעדר מספיק פתרונות שיעשו לנו סדר בעיניים ויאפשרו לנו למצוא כל דבר בקלות ובמהירות. מקומות עבודה שלא מספקים לעובדים את כל הציוד המשרדי הנחוץ גורמים לעובדים למרמור ומפסידים זמן וכסף עקב הבלגן.
פתרונות: הפתרון הראשון והחיוני מכל הוא תיקיות מחשב מסודרות. בפרויקטים חודשיים קל ופשוט לסדר אותן עפ"י שנים וחודשים (בתיקיית 2005 יהיו 12 תיקיות, אחת לכל חודש). כל תיקיה כדאי לחלק לתיקיות מסודרות שאליהן אפשר "לזרוק" את רוב המסמכים (כבר אמרנו ש-80% מהעבודה מבוצעת ב-20% מהזמן? סדרו רק את ה-80% מהקבצים שהכי קל לכם לסדר, השאר באמת לא מהותי). לתוכנת הדוא"ל יש סגולות נפלאות: אפשר ליצור בה תיקיות ותיקיות משנה גם לפריטי דוא"ל וגם לפריטי יצירת קשר. דוא"ל יוצא ודוא"ל נכנס הקשורים לפרויקט נשמור ביחד, כך תהיה לנו תכתובת מסודרת. כשהפרויקט נגמר, נייצא את התיקיות הללו לקובץ pst (קובץ שדוחס את כל הפריטים) ונשמור אותו בצורה מסודרת בתיקיה הרלוונטית. כדאי ללמוד היטב את נושא התיקיות במחשב ובתוכנת הדוא"ל, זה מאפשר לאתר מסמכים בקלות ובמהירות בלי צורך להדפיס אותם.
חומר כתוב שקיבלנו אפשר לשמור במעטפה (כן, כן) עד שלא יהיה בו צורך. על המעטפה נכתוב בדיוק את שם הפרויקט ואת פרק הזמן הרלוונטי, וכשהפרויקט ייגמר נאפסן אותה במקום מוגדר מראש. אפשרות טובה יותר היא לחורר את המעטפה ולתייק אותה בקלסר (שנתי, פרויקטאלי וכו'). על אחת הדפנות נדביק דף ובו נכתוב בדיוק למה מתייחסת כל מעטפה: חודש, שם הפרויקט, תיאור קצר של החומר שנמצא בו וכד'. את הקלסרים נחזיק בארון תיוק, כך נמצא בקלות ובמהירות כל דבר.
מגשיות על שולחן העבודה הן בהחלט לא אמצעי תיוק, אלא הן מיועדות לאחסון זמני בלבד של מסמכים. דואר נכנס יכול להיות מונח במגשית וכך גם דואר יוצא, ולעתים יכולים מסמכים שימושיים במיוחד להיות מונחים שם גם הם. כיוון שניירות נוטים להתפזר חשוב בסוף כל יום להשקיע רבע שעה בסידור השולחן: מה שרלוונטי יונח במגשיות וימתין למחר, מה שלא רלוונטי - יתויק. כשמתייקים כל יום השולחן תמיד מסודר.
